اول مشخص کنید فرم قرار است چه مشکلی را حل کند
کاربرد خود را باز کنید تا ساختار مناسبتر را ببینید.
فرم اداری و سازمانی چیست؟
فرم اداری یک ساختار از پیش طراحیشده برای ثبت اطلاعات تکرارشونده است. بهجای اینکه هر کارمند یا مراجعهکننده اطلاعات را با ترتیب دلخواه روی کاغذ بنویسد، فرم مشخص میکند چه اطلاعاتی، با چه ترتیبی و در چه فضایی ثبت شوند.
فرم میتواند برای پذیرش مشتری، ثبت سفارش، کنترل کالا، تحویل مدارک، ثبت خدمات، گزارش عملیات، درخواست داخلی، ثبت مراجعه، تأیید مرحله کار یا بایگانی اطلاعات استفاده شود.
پرکاربردترین انواع فرم اداری
فرم چاپی هم UI و UX دارد
اگر کاربر نداند از کجا شروع کند، فرم درست طراحی نشده است.
فرم اداری یک رابط کاربری فیزیکی است. کاربر باید بدون توضیح طولانی بفهمد چه قسمتهایی را پر کند، کدام گزینهها را انتخاب کند و اطلاعات را با چه ترتیبی بنویسد.
فرم A4 بهتر است یا A5؟
سایز باید از حجم اطلاعات و شرایط استفاده انتخاب شود، نه فقط برای کاهش مصرف کاغذ. کوچککردن فرم ممکن است در نهایت باعث کوچکشدن فونت، فشردهشدن خطوط و کمشدن فضای نوشتن شود.
| سایز | فضای ثبت اطلاعات | کاربرد مناسب | نکته |
|---|---|---|---|
| A4 | زیاد | پذیرش، گزارش، چکلیست، پرونده و فرمهای جزئیاتدار | برای نوشتن و بایگانی ساختار راحتتری دارد. |
| A5 | متوسط | سفارش کوتاه، رسید، تحویل، مراجعه و خدمات ساده | برای فرمهای پرتکرار و جمعوجور کاربردی است. |
| اختصاصی | متغیر | فرم صندوق، قبض، برچسب کنترل یا فرایند خاص | ابعاد باید با پوشه، زونکن، دستگاه یا محل استفاده هماهنگ شود. |
چه کاغذی برای چاپ فرم اداری مناسب است؟
چون فرم معمولاً با خودکار، مداد، مهر یا پرینتر اداری تکمیل میشود، قابلیت نوشتن روی کاغذ اهمیت بیشتری از براقبودن سطح دارد.
برای مقایسه جنسها و گرماژهای مختلف، راهنمای انتخاب کاغذ و گرماژ برای چاپ را مطالعه کنید.
فرم تکبرگ بهتر است یا فرم چندبرگی کاربنلس؟
برای فرم پذیرش داخلی، چکلیست، گزارش، فرم درخواست یا پروندهای که یک نسخه آن کافی است، فرم تکبرگ سادهتر و اقتصادیتر است.
برای سفارش، تحویل، قبض، خدمات و فرایندهایی که مشتری، حسابداری، انبار یا بایگانی باید نسخه جدا داشته باشند، فرم NCR قابل بررسی است.
اگر ساختار چندنسخهای برایتان مهم است، مقاله چاپ فاکتور و فرم کاربنلس NCR جزئیات بیشتری درباره نسخهها، شمارهزنی، پرفراژ و صحافی ارائه میکند.
شمارهزنی، پرفراژ و صحافی چه زمانی لازم میشوند؟
اصول طراحی فرم اداری حرفهای
طراحی فرم از Word یا Excel کافی است؟
این نرمافزارها برای تعریف ساختار اولیه فرم مفید هستند، اما فایل نهایی باید از نظر ابعاد، فونت، خطوط، حاشیه چاپ، جابهجایی عناصر و کیفیت خروجی کنترل شود. بهتر است نسخه نهایی قبل از تیراژ بالا در اندازه واقعی بررسی شود.
هر کسبوکار چه فرمهایی بیشتر نیاز دارد؟
قبل از چاپ فرم، این ۱۲ مورد را تیک بزنید
فایل آماده چاپ فرم اداری چه ویژگیهایی داشته باشد؟
برای کنترل کاملتر فایل، راهنمای آمادهسازی فایل چاپ و Preflight را ببینید.
۸ اشتباه رایج در طراحی و چاپ فرم
اطلاعاتی جمعآوری میشوند که هیچ واحدی از آنها استفاده نمیکند.
کاربر مجبور میشود نوشته را بیرون کادر یا بسیار ریز ثبت کند.
خطوط زیاد از اطلاعات مهمتر دیده میشوند.
برچسب فیلدها و توضیحات هنگام استفاده واقعی بهسختی خوانده میشوند.
کاربر برای پیدا کردن فیلد بعدی مجبور است در کل صفحه جستوجو کند.
در فرایندهایی که ردیابی مهم است، پیگیری فرم دشوار میشود.
بخش مهم فرم هنگام جداشدن ناقص میشود.
ایرادهای اندازه، نوشتن و ترتیب فقط بعد از تولید مشخص میشوند.
قیمت چاپ فرم اداری به چه عواملی بستگی دارد؟
قیمت دقیق باید براساس مشخصات واقعی سفارش محاسبه شود. دو فرم هماندازه ممکن است بهدلیل تعداد نسخه، شمارهزنی یا نوع صحافی هزینه متفاوتی داشته باشند.
A4، A5 یا ابعاد اختصاصی
تعداد کل فرمهای موردنیاز
تحریر، NCR یا ساختار دیگر
تکبرگ، دوبرگ یا چندبرگ
تکرنگ یا رنگی
سریال و اطلاعات متغیر
نحوه جداشدن و ارائه فرم
فایل آماده یا طراحی اختصاصی
مسیر درست سفارش فرم اختصاصی
فرم دقیقاً برای چه کاری است؟
چه اطلاعاتی واقعاً لازم است؟
سایز، کاغذ و تعداد نسخه
ترتیب، فضا و سلسلهمراتب
تکمیل واقعی توسط کاربر
کنترل نهایی و تولید
ارسال نظر